Prowadzenie biznesu to codzienne podejmowanie decyzji. Właśnie dlatego trudno znaleźć dwie identyczne firmy. Na szczęście – nawet chcąc działać kreatywnie i odróżnić się od konkurencji – nie trzeba wszystkiego wymyślać na nowo. Co możesz robić? Czerpać inspirację z dobrych przykładów, wdrażać sprawdzone rozwiązania, wreszcie – korzystać ze wsparcia, które ułatwia funkcjonowanie i rozwój. A wsparcie w firmie to dwa aspekty – zarówno zespół, jak i narzędzia.
Wsparcie w firmie – co to właściwie znaczy
Wiele firm to soloprzedsiębiorcy lub mikrozespoły. Prowadzisz taki biznes i zastanawiasz się, jak zorganizować wsparcie w firmie? Prawdopodobnie nawiązujesz współprace, które w jakiś sposób ułatwiają Ci funkcjonowanie. Najprostszy przykład: księgowość. Większość z nas korzysta w tym zakresie z usług zewnętrznej firmy.
Gdy zleceń lub zamówień jest więcej, myślimy o rozszerzeniu zespołu – zatrudnieniu kogoś na umowę zlecenie, etat lub w trybie B2B. Obsługa klienta, grafiki, pakowanie wysyłek, marketing – rynek usług z roku na rok oferuje więcej. Robimy to głównie po to, by koncentrować się na tym, co najistotniejsze w naszej działalności.
Czasami to tworzenie nowych produktów, innym razem ofertowanie i nawiązywanie kolejnych współprac, pozyskiwanie klientów. Bywa również, że jako marka osobista koncentrujemy się na tworzeniu contentu i codziennym kontakcie ze społecznością. Dużo zależy oczywiście od branży i charakteru firmy.
Jak zacząć organizować wsparcie w firmie
Wiele osób, szczególnie w onlajnach, rozpoczyna działanie w pojedynkę. Dopiero później myślą na przykład o wirtualnej asyście lub osobie czuwającej nad projektami. Zanim to jednak nastąpi, organizują się samodzielnie i większość zadań realizują sami.
Moim zdaniem im szybciej zaczynamy wykorzystywać konkretne narzędzia i w oparciu o nie działać na co dzień, tym lepiej. Pozwala to przede wszystkim na oszczędność czasu, ale też lepszą organizację i sprawniejszą komunikację (na przykład z klientami). A gdy w końcu nadchodzi moment rozszerzenia zespołu, wdrożenie nowych osób jest o wiele łatwiejsze, gdy działanie jest uporządkowane i oparte o konkretne rozwiązania techniczne.
Nie da się oczywiście korzystać ze wszystkich narzędzi (to już nie byłoby wsparcie w firmie, ale chaos!), ale warto je testować i wybierać te, które najlepiej wspierają konkretne działania. Albo rozwiązują kluczowe problemy. Zastanów się, w którym obszarze chcesz działać sprawniej? Może to być obsługa klientów, organizacja własnej pracy, ale również marketing lub automatyzacja procesów.
Szeroki wybór narzędzi w każdej z tych dziedzin to możliwość wykorzystywania takich, które z różnych względów będą najlepsze właśnie dla nas. Wygodniejsze, zintegrowane z rozwiązaniami, z których już korzystamy, darmowe lub generujące niewielkie względem zysków koszty. Słowem: funkcjonalne.
Wsparcie w firmie – narzędzia i ich możliwości
Najwspanialsze w dostępnych aktualnie (i to nawet darmowych) narzędziach jest to, że umożliwiają skalowanie biznesu bez konieczności szukania nowych rozwiązań wraz z rozwojem firmy. To realne, długodystansowe wsparcie w firmie. Oznacza to, że wykorzystując sprawdzone aplikacje i procedury, możesz na przykład wdrażać kolejne osoby i rozbudowywać zespół oraz poszerzać grono klientów.
Poszczególne zadania i etapy ich realizacji możesz udostępniać w czasie rzeczywistym, bez konieczności wysyłania kolejnych maili po każdej zmianie. Możesz też o wiele szybciej tworzyć kolejne treści, a nawet generować pomysły na nie.
Na moim koncie instagramowym wspominam czasami o takich narzędziach, a w komentarzach pojawiają się wtedy kolejne propozycje. Wybrałam kilkanaście przykładów, które uporządkowałam w trzech grupach.
- Organizacja pracy, zarządzanie czasem, agregowanie danych: kalendarz Google, Notion, Trello, Asana, ClickUp, Evernote, Miro;
- Tworzenie contentu: ChatGPT, Jasper, Midjourney, Canva, Jasper, HeyGen, Gamma, VidCap, Riverside.fm, Answear the Public, StreamYard, SurferSEO;
- Komunikacja: Instagram, Facebook, YouTube, ale też Zoom, Slack, Discord, Dropbox, WeTransfer.
Czy to wszystkie dostępne narzędzia? Jedynie ułamek. Ich liczba może przyprawić o zawrót głowy. Poszczególne aplikacje mają punkty wspólne, ale ich ostateczną przydatność we własnej firmie najlepiej ocenić samodzielnie. Finalnie powody, dla których wybierzesz konkretne rozwiązanie mogą być różne: intuicyjna obsługa, estetyczne rozwiązania wizualne albo funkcjonalna wersja mobilna.
Narzędzia jako wsparcie w firmie – wykorzystuj potencjał AI
Część z wymienionych powyżej narzędzi zaczyna wykorzystywać potencjał sztucznej inteligencji. Większość osób z pewnością kojarzy w tym względzie ChatGPT czy Midjourney. Ale nowatorskie rozwiązania wdrażają też apki tak zadomowione na rynku jak na przykład Notion, czyli aplikacja wspierająca produktywność i ułatwiająca robienie notatek.
Dzięki AI mamy przede wszystkim wykorzystywać większą ilość danych oraz móc łatwiej i szybciej przetwarzać je na potrzeby własnych działań. Dostępne na rynku narzędzia wykorzystujące sztuczną inteligencję oferują wsparcie we wszystkich wymienionych aspektach: komunikacji, organizacji oraz w działaniach kreatywnych.
Wsparcie w firmie dzięki narzędziom AI – o czym warto pamiętać
Plusy wykorzystywania różnych narzędzi można mnożyć, ale trzeba też pamiętać o ograniczeniach i wyzwaniach. To obowiązkowe punkty na liście zadań do odrobienia, jeśli chcesz działać odpowiedzialnie, przejrzyście i zgodnie z prawem.
Warto zastanowić się na przykład, jak uzgodnić z klientami kwestie stosowania konkretnych narzędzi. Są też prawa autorskie, kwestie bezpieczeństwa danych wynikające z regulacji krajowych i europejskich. Szczególnie jeśli efekt pracy planujesz upublicznić lub odsprzedać. A przecież o to chodzi w biznesie – żeby pracować i zarabiać. Wsparcie w firmie musi być po coś.
Wykorzystaj marketingowy potencjał AI – legalnie!
W odpowiedzi na pytania i pojawiające się wątpliwości, postanowiłam przyjrzeć się dostępnym na rynku narzędziom działającym w oparciu o sztuczną inteligencję. Przeanalizowałam je pod kątem przydatności w biznesie online w pięciu aspektach: komunikacji, tworzenia contentu, automatyzacji, analizie danych oraz targetowania. Znalazłam firmy, które z powodzeniem wykorzystują potencjał AI w swoich działaniach marketingowych.
Połączyłam siły z Kasią Krzywicką – znakomitą ekspertką, która trzyma rękę na pulsie kwestii prawnych. Kasia jest specjalistką między innymi od prawa w obszarze onlajnów. Wskazuje, na co koniecznie zwrócić uwagę, by nie skompromitować się i nie wpaść w kłopoty wykorzystując nowatorskie rozwiązania.
Brzmi ciekawie? Sprawdź koniecznie nasz program szkoleniowy!
A jeśli interesują Cię tematy organizacji pracy i czasu w małej firmie, przeczytaj mój artykuł o planowaniu i tworzeniu contentu.
